Bütçe aşımının nedeni genellikle büyük kalemler değil, hiç hesaba katılmamış küçük kalemlerdir.
Etkinlik Bütçesi, bir kutlama ya da organizasyon için toplam gideri kalem kalem çıkaran ve bütçeyi kategorilere dağıtan URİKEM aracıdır. Mekân, ikram, süsleme, ulaşım, hediye ve hizmet kalemlerini kişi sayısına göre hesaplar; genellikle unutulan küçük giderleri listeye ekler. Toplam bütçeyi aşan durumlarda hangi kalemden ne kadar kısılabileceğini önceliğe göre gösterir ve beklenmedik giderler için pay ayrılmasını önerir. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Etkinlik bütçelerinin aşılmasının nedeni çoğu zaman ana kalemler değildir; onlar zaten hesaplanır. Aşım küçük ve dağınık kalemlerden gelir: peçete, buz, tek kullanımlık bardak, uzatma kablosu, çöp poşeti, ulaşım, park ücreti, son dakika unutulan bir ikram. Toplandığında bunlar çoğu bütçenin kayda değer bir bölümünü oluşturur.
İkinci sorun, kalemlerin kişi sayısıyla ölçeklenmesinin atlanmasıdır. Otuz kişilik bir etkinlik için hazırlanan bir plan, davetli sayısı kırk beşe çıktığında yalnızca ikram tarafından değil; masa, sandalye, tabak, servis ve hatta mekân tarafından da etkilenir. Bütçe kişi sayısına bağlı olarak kurulduğunda bu değişiklik kolayca yansıtılabilir.
Etkinlik Bütçesi kalemleri önceliğe de ayırır. Bazıları olmazsa olmazdır, bazıları etkinliği belirgin biçimde iyileştirir, bazıları ise tamamen isteğe bağlıdır. Bütçe aşıldığında hangi gruptan kısılacağı bu sınıflandırmayla belirlenir. Ayrıca toplam üzerinden bir güvenlik payı ayrılması önerilir; beklenmedik bir kalem hemen her organizasyonda ortaya çıkar.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
Ofiste yapılacak olması bütçenin en büyük kalemini — mekân kirasını — sıfırlıyor; bu ciddi bir avantaj. Ancak ofis ortamı kendi kalemlerini getiriyor: masa ve sandalye düzeninin değiştirilmesi, servis ekipmanı, tek kullanımlık ürünler, çöp yönetimi ve etkinlik sonrası temizlik. Bu kalemler mekân kiralamada genellikle fiyata dahilken, ofiste ayrıca planlanmalı.
En büyük kalem ikram olacak ve burada iki karar bütçeyi belirliyor. Birincisi servis tipi: tabldot servis kişi başı daha öngörülebilir bir maliyet verirken, açık büfe daha fazla çeşit ama daha yüksek fire demektir. Kırk beş kişilik bir grupta açık büfede genellikle yüzde on beş civarında bir fazla hazırlık yapılır. İkincisi içecek; alkolsüz bir düzen maliyeti belirgin biçimde düşürür ve iş yeri etkinliklerinde yaygın bir tercihtir.
Hediye kalemi kişi sayısıyla doğrudan çarpıldığı için bütçe üzerinde en hızlı büyüyen kalem. Kırk beş kişide, kişi başı küçük bir tutar bile toplamda önemli bir yekûn tutar. Bütçe sıkışırsa buradaki en makul hamle hediyeyi tamamen kaldırmak değil, birim tutarı düşürüp herkese ulaşmasını korumaktır; iş yeri etkinliklerinde hediyenin varlığı, değerinden daha çok anlam taşır.
Kalem kalem bütçe
Tutar aralıkları piyasa koşullarına, şehre ve tedarikçiye göre belirgin biçimde değişir; bu tablo bir planlama çerçevesidir, fiyat teklifi değildir. Kurumsal etkinliklerde ödeme, fatura ve harcama onay süreçleri için kendi kurumunuzun mali prosedürlerini esas alın.
Kutlama tipine göre değişmekle birlikte, yemek verilen etkinliklerde ikram genellikle toplam bütçenin en büyük kalemidir ve yarıya yakın bir pay alabilir. Kokteyl tarzı, atıştırmalık ağırlıklı etkinliklerde bu oran belirgin biçimde düşer. Mekân kirası varsa ikramın payı doğal olarak azalır.
Toplamın yüzde on kadarı yaygın ve genellikle yeterli bir güvenlik payıdır. Tedarikçiye bağımlılığın yüksek olduğu, açık havada yapılan ya da uzun süreli etkinliklerde bu payı biraz yükseltmek mantıklıdır. Kullanılmayan pay zaten cebinizde kalır; ayrılmamış pay ise etkinlik günü strese dönüşür.
Tablonun her kaleminin yanına kimin ödediğini ve tutarı yazmak en basit yöntemdir; sonunda toplamı kişi sayısına bölüp kimin ne kadar alacaklı veya borçlu olduğu görülür. Ödemeleri fişleriyle birlikte tek bir yerde toplamak, sonradan çıkacak tartışmaları önler.
Öncelik sırasına göre en alttan başlayın: isteğe bağlı hizmetler, ek dekor ve özel baskı ürünler ilk çıkarılacaklardır. Sonra servis tipini değiştirmek gibi yapısal kararlar gelir. İkram miktarını ve temel servis ekipmanını kısmak en son düşünülmelidir; misafirlerin en çok fark ettiği kalemler bunlardır.
Tablodaki kalemler için birkaç tedarikçiden fiyat almak ve rakamları tabloya işlemek en doğru yöntemdir. Özellikle ikram ve hizmet kalemlerinde fiyatlar tedarikçiye göre belirgin biçimde değişir. Teklifleri kıyaslarken hangi kalemin dahil olup olmadığına dikkat edin; servis, nakliye ve ekipman çoğu zaman ayrı fiyatlandırılır.
Etkinlik Bütçesi, URİKEM'in Etkinlik & Özel Günler setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.