Misafirin gelmeden önce bilmesi gereken her şeyi doğru sırayla ileten yazışma seti.
Rezervasyon Mesajı, otel ve konaklama işletmeleri için rezervasyon yazışmalarını hazırlayan URİKEM aracıdır. Onay mesajı, varış öncesi hatırlatma, karşılama mesajı, değişiklik ve iptal yazışmalarını tek bir set hâlinde kurar. Mesajların içine misafirin en çok sorduğu bilgileri yerleştirir: giriş saati, ulaşım, otopark, kahvaltı saatleri, geç varış düzeni. Böylece hem misafirin sorusu azalır hem ön büro yükü düşer. Aylık 150 TL'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Rezervasyon onayı çoğu tesiste sadece tarih ve tutar içeren bir sistem çıktısıdır. Misafir bu mesajı alır ve ardından aynı beş soruyu sorar: giriş saat kaçta, otopark var mı, havalimanından nasıl gelirim, kahvaltı dahil mi, geç geleceğim sorun olur mu. Ön büro bu soruları her misafir için yeniden yanıtlar.
Rezervasyon Mesajı aracı bu soruları mesajın içine yerleştirir. Yazışmayı tek bir onaydan ibaret görmez; varıştan birkaç gün önce gönderilecek hatırlatma, varış günü karşılama ve çıkış sonrası teşekkür mesajlarını da bir akış olarak kurar. Değişiklik ve iptal gibi hassas yazışmalarda ise koşulları net ama kırıcı olmayan bir dille anlatır.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
ONAY MESAJI (rezervasyon anında) — "Rezervasyonunuz onaylandı. 14-17 Mayıs, iki kişilik oda, kahvaltı dahil. Giriş saatimiz 14:00, çıkış 11:00. Otelimizin önünde ücretsiz otoparkımız var, ayrıca rezervasyon gerektirmiyor. Uçuşunuzun 21:30'da İzmir'e indiğini görüyoruz; otele varışınız muhtemelen gece yarısını bulacaktır, bu durum için giriş düzenlemesini aşağıda anlattık. Sorunuz olursa bu numaradan bize yazabilirsiniz."
GEÇ VARIŞ BÖLÜMÜ — "Gece geç saatte varacağınız için resepsiyonumuzda bir görevli sizi bekleyecek. Otele son 200 metre dik bir yokuş; araçla çıkabilirsiniz ancak gece aydınlatma sınırlı olduğu için yavaş ilerlemenizi öneririz. Yolda kaybolursanız gece boyunca ulaşabileceğiniz numara: [numara]. İzmir Havalimanı'ndan otelimize özel transfer düzenleyebiliyoruz; isterseniz fiyat bilgisi gönderelim."
VARIŞ ÖNCESİ HATIRLATMA (3 gün önce) — "Birkaç gün sonra sizi ağırlayacağız. Hatırlatmak istediğimiz birkaç şey: kahvaltımız 08:30-10:30 arası bahçede servis ediliyor. Şirince'de akşam yemeği için mekânlar 22:00 civarında kapanıyor, geç saatte varacağınız ilk gece için yolda bir şeyler almanız iyi olabilir. Mayıs akşamları serin geçiyor, ince bir üst getirmenizi öneririz. Varışınızda özel bir isteğiniz varsa şimdiden yazabilirsiniz."
KARŞILAMA MESAJI (giriş günü) — "Hoş geldiniz. Odanız hazır. Kahvaltı saatlerimizi ve tesis içindeki pratik bilgileri odanızdaki kartta bulacaksınız. Bavulunuz için yardım isterseniz resepsiyonu arayabilirsiniz — yokuş nedeniyle bu hizmeti sıkça veriyoruz, çekinmeyin."
ÇIKIŞ SONRASI (ayrılıştan 1 gün sonra) — "Bizde kaldığınız için teşekkür ederiz. Konaklamanızla ilgili aksayan bir şey olduysa bize doğrudan yazmanızı rica ederiz; düzeltebileceğimiz konuları öğrenmek bizim için değerli. Deneyiminizi paylaşmak isterseniz yorum bağlantımız aşağıda." Yorum isteği doğrudan değil, geri bildirim davetinden sonra veriliyor; bu sıra, olumsuz deneyimi olan misafirin önce size yazmasını sağlıyor.
Yazışmalarda bulunması gerekenler
İptal, değişiklik ve ön ödeme koşulları tüketici mevzuatına ve platform kurallarına tabidir; mesajlarda yazılan koşullar rezervasyon sırasında sunulan koşullarla birebir aynı olmalıdır. Farklı koşul bildirmek uyuşmazlık doğurur; tereddüt ettiğiniz noktada hukuk danışmanınıza başvurun.
Misafirin rezervasyonu yaptığı dilde. Platform üzerinden gelen rezervasyonlarda misafirin dili genelde görünüyor; araç aynı mesaj setini seçtiğiniz dillerde üretiyor, böylece ön büro her seferinde çeviri yapmıyor.
Dört mesaj çoğu konaklama için üst sınır: onay, varış öncesi hatırlatma, karşılama, çıkış sonrası. Daha fazlası rahatsız edici oluyor. Tek gecelik konaklamalarda hatırlatma mesajı atlanabilir.
Kısa, net ve alternatifli. Tarihi değiştirebileceği ihtimalini sormak ve mümkünse yakındaki bir tesise yönlendirmek, misafirin sizi bir sonraki seferde hatırlamasını sağlıyor. Araç bu senaryo için ayrı bir metin üretiyor.
Araç metinleri ve gönderim zamanlamasını hazırlar; gönderimi kendi rezervasyon sisteminiz veya mesajlaşma aracınız üzerinden yaparsınız. Şablonlara isim, tarih ve oda tipi gibi alanların otomatik doldurulacağı yerler işaretlenmiş olarak gelir.
Kişiselleştirme faydalı ama sınırı var: isim ve tarih doğal karşılanırken, misafirin geçmiş konaklamalarına veya kişisel tercihlerine fazla atıf yapmak rahatsız edici olabilir. Ayrıca misafir verilerinin işlenmesi ve saklanmasında KVKK yükümlülükleriniz devam eder.
Rezervasyon Mesajı, URİKEM'in Turizm & Otel setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.