Oda blokajından iptal koşuluna kadar her maddesi yazılı bir grup teklifi.
Grup & Kurumsal Teklif, konaklama tesisleri için grup ve kurumsal rezervasyon teklifleri hazırlayan URİKEM aracıdır. Oda blokajı, kesin sayı bildirim tarihi, ödeme planı ve iptal koşullarını teklif metnine yerleştirir. Toplantı salonu, ikram ve transfer gibi ek hizmetleri ayrı kalemler hâlinde gösterir. Grup rezervasyonlarında en sık tartışma çıkaran maddeleri — sayı azalması, geç iptal, oda tipi değişikliği — önceden tanımlar. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Grup rezervasyonları tesis için önemli gelir kalemi ama aynı zamanda en riskli olanı. Otuz oda haftalarca bloke edilir, sonra grup yirmi beşe düşer ve kalan odalar satılamaz. Bu riskin kimde kalacağı teklifte yazılı değilse, tartışma her seferinde tesisin aleyhine sonuçlanır.
Grup & Kurumsal Teklif aracı bu maddeleri baştan tanımlar. Kesin sayının ne zaman bildirileceğini, blokajın hangi tarihte serbest bırakılacağını, sayı düşerse ne olacağını yazar. Kurumsal taraf için ise faturalama düzeni, ödeme vadesi ve kimin neyi onayladığı netleşir. Böylece teklif hem satış belgesi hem de sonradan çıkacak tartışmaların önüne geçen bir metin olur.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
KONAKLAMA — 20 adet çift kişilik oda, paylaşımlı kullanım, 2 gece. Kahvaltı dahildir. Odalar aynı katta veya yakın katlarda tahsis edilir; kesin oda dağılımı giriş gününden bir gün önce paylaşılır. Tek kişilik kullanım talebi olması hâlinde oda başına ek ücret uygulanır ve bu talep en geç kesin sayı bildirimiyle birlikte iletilmelidir.
TOPLANTI VE İKRAM — Toplantı salonu, çarşamba günü 09:00 - 18:00 tam gün kullanım. Salon düzeni (sınıf, U düzeni veya tiyatro) bir hafta önce bildirilir. Salon donanımı: projeksiyon, perde, ses sistemi, kablosuz internet, yazı tahtası, su ikramı. İkramlar: sabah ve öğleden sonra birer kahve molası (sıcak içecek ve kurabiye), öğle yemeği açık büfe, akşam yemeği set menü. Vejetaryen ve alerjen ihtiyaçları kesin sayı bildiriminde iletilir.
ODA BLOKAJI VE KESİN SAYI — 20 oda, teklifin kabul tarihinden itibaren bloke edilir. Kesin kişi ve oda sayısı, girişten 14 gün önce yazılı olarak bildirilir. Bildirilen sayı faturalamada esas alınır. Blokaj, kesin sayı bildirim tarihinde otomatik olarak bildirilen sayıya düşürülür ve kalan odalar satışa açılır. Bu tarihten sonra oda eklenmesi müsaitliğe bağlıdır ve grup fiyatı garanti edilmez.
SAYI DÜŞÜŞÜ MADDESİ — Grubun 35 kişiye düşme ihtimali belirtildiği için özel bir düzenleme öneriliyor: kesin sayı bildirimine kadar toplam oda sayısının yüzde 15'ine kadar azaltma ek ücret doğurmadan yapılabilir. Bu oranın üzerindeki azaltmalarda, azaltılan odaların bir gecelik bedeli faturalanır. Bu madde, tesisi blokaj riskine karşı korurken müşteriye de makul bir esneklik tanıyor; her iki taraf için de teklifte açıkça yazılması gerekiyor.
ÖDEME VE FATURA — Kurumsal fatura düzenlenir. Ödeme planı: teklif kabulünde toplam tutarın belirli bir oranı kapora, kalan tutar çıkış tarihinde veya anlaşılan vade içinde. Kurumsal vadeli ödeme talep ediliyorsa şirketin fatura ve vergi bilgileri ile yetkili imza bilgisi önceden iletilmelidir. Ekstra harcamalar (minibar, ek içecek) misafirlerin kendi ödemesine bırakılır; şirket hesabına yansıtılması isteniyorsa bu, giriş öncesinde yazılı olarak bildirilmelidir.
İPTAL KOŞULLARI — İptal koşulları girişe kalan süreye göre kademelidir ve teklifin ekinde yer alır. Grup iptallerinde kademelerin net tarihlerle yazılması önemli; "makul süre" gibi ifadeler uyuşmazlık doğuruyor. Mücbir sebep hâlleri ayrı bir madde olarak düzenlenmelidir.
Grup teklifinde bulunması gerekenler
Teklif metni sözleşme yerine geçmez; iptal, kapora ve tazminat hükümlerinin geçerliliği için sözleşmenizi avukatınızla hazırlayın. Kurumsal faturalama, vade ve vergi konularında mali müşavirinize danışın.
Sezona ve tesisin doluluk hızına göre değişiyor. Yoğun dönemde uzun blokaj ciddi gelir riski; düşük sezonda daha esnek olunabilir. Kritik olan sürenin uzunluğu değil, serbest bırakma tarihinin teklifte yazılı olması ve o tarihte gerçekten uygulanması.
Bunun kuralını teklife koymak en sağlıklısı: belirli bir orana kadar serbest azaltma, üzerinde kısmi faturalama. Bu, müşteriyi cezalandırmak için değil, tesisin satılamayan oda riskini paylaşmak için. Kuralın makul olması, müşterinin teklifi kabul etmesini de kolaylaştırıyor.
Kurumsal müşterilerde yaygın bir talep ama tahsilat riski taşıyor. Yeni çalıştığınız bir kurumda kapora oranını yüksek tutmak, sonraki çalışmalarda vadeyi genişletmek yaygın bir yaklaşım. Vade, fatura ve tahsilat konularında mali müşavirinizle çalışın.
Bu bir ticari karar ve tesisin doluluk durumuna bağlı. Düşük sezonda grup, boş kalacak odaları doldurduğu için anlamlı bir avantaj sunulabilir; yüksek sezonda ise grup fiyatı bireysel satıştan gelecek geliri karşılamıyorsa tesise zarar veriyor. Sezonluk Fiyatlama aracı bu hesaba yardımcı oluyor.
Evet, tur operatörü tekliflerinde kontenjan, komisyon yapısı ve sezon boyu geçerli fiyat listesi gibi kalemler öne çıkıyor. Ayrıca tek bir tarih yerine dönemsel fiyat tabloları hazırlanıyor. Araç bu tür teklifleri ayrı bir yapıda üretiyor.
Grup & Kurumsal Teklif, URİKEM'in Turizm & Otel setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.