Filodaki her aracın gerçek maliyetini görün; hangi aracın elde tutulmaya değmediği ortaya çıksın.
Filo Yönetimi, şirket araç filolarının takibi ve maliyet raporlaması için düzen kuran URİKEM aracıdır. Araç başına yakıt, bakım, sigorta ve lastik giderlerini bir arada gösterir; kilometre başına maliyeti hesaplayarak araçları karşılaştırılabilir hâle getirir. Bakım ve muayene takvimlerini tek listede toplar. Hangi aracın elden çıkarılma zamanının geldiğini değerlendirmek için ölçütler sunar. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Küçük ve orta ölçekli filolarda araç maliyetleri genelde tek bir gider kaleminde toplanır: akaryakıt bir yerde, servis faturaları başka yerde, sigorta bambaşka yerde. Bu dağınıklık nedeniyle hangi aracın ne kadara mal olduğu bilinmez ve elden çıkarma kararı verisiz alınır.
Filo Yönetimi araç bazında bir tablo kurar. Her aracın yakıt, bakım, lastik, sigorta ve vergi giderlerini bir araya getirir ve kilometre başına maliyeti hesaplar. Bu tek gösterge, filodaki araçları karşılaştırılabilir hâle getirir. Ayrıca bakım ve muayene tarihlerini tek takvimde toplar; küçük filolarda en sık yaşanan sorun olan muayene ve sigorta gecikmelerini önler.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
TEMEL GÖSTERGE: KİLOMETRE BAŞINA MALİYET — Filodaki araçları karşılaştırmanın tek anlamlı yolu, her araç için kilometre başına toplam maliyeti hesaplamak. Bu hesaba yakıt, bakım-onarım, lastik, sigorta ve vergi dahil edilir; araç bedelinin amortismanı ayrı tutulur ve mali müşavirinizin yöntemine göre eklenir. Bu gösterge olmadan "şu araç masraflı" değerlendirmesi hislere dayanıyor.
İKİ SORUNLU ARACIN DEĞERLENDİRİLMESİ — Sık arıza yapan araçlar için bakılması gereken üç şey var. Birincisi: son 12 aydaki toplam onarım tutarı, aracın güncel piyasa değerinin ne kadarına denk geliyor. Yıllık onarım gideri araç değerinin belirli bir oranını geçtiğinde elde tutma kararı ekonomik olmaktan çıkıyor. İkincisi: aracın serviste geçirdiği gün sayısı — bu, faturaya yansımayan ama işi doğrudan etkileyen bir maliyet. Üçüncüsü: arızaların aynı sistemden mi yoksa farklı sistemlerden mi kaynaklandığı; tek bir sistemden kaynaklanan tekrarlayan arızalar bazen kalıcı bir onarımla çözülebiliyor.
SERVİS GÜNÜ MALİYETİ — Saha servis ekibi için araç durduğunda iş de duruyor. Bu maliyet çoğu filo hesabında hiç görünmüyor. Basit bir yöntem: bir aracın günlük ürettiği iş değerini belirleyip serviste geçen gün sayısıyla çarpmak. Bu rakam eklendiğinde, sık arıza yapan araçların gerçek maliyeti genelde beklenenin çok üstüne çıkıyor ve yenileme kararı netleşiyor.
BAKIM VE BELGE TAKVİMİ — Dokuz aracın muayene, sigorta ve bakım tarihleri tek bir takvimde toplanmalı. Küçük filolarda en sık yaşanan sorun, muayene veya sigorta tarihinin kaçırılması; bunun idari sonuçları ve olası yaptırımları maliyetten ayrı bir risk oluşturuyor. Takvim, her ay için o ay içinde işlem gerektiren araçları gösterecek şekilde kuruluyor.
YAKIT TÜKETİMİ KARŞILAŞTIRMASI — Yakıt kartı dökümleri araç bazında ayrıştırıldığında, aynı tip araçlar arasında beklenmedik farklar çıkabiliyor. Fark sürücü alışkanlığından, araç durumundan (lastik basıncı, filtre, enjektör) veya kullanım güzergâhından kaynaklanabiliyor. Aynı model iki araç arasında belirgin tüketim farkı varsa bu, teknik bir kontrol gerektiren bir sinyal.
KARAR ÖLÇÜTLERİ — Bir aracın elden çıkarılması için bakılacak dört ölçüt: kilometre başına maliyetin filo ortalamasına göre durumu, son 12 aylık onarım giderinin araç değerine oranı, yıllık servis günü sayısı ve aracın ikinci el piyasasındaki güncel değeri. Bu dördü birlikte değerlendirildiğinde karar veriye dayanıyor. Nihai karar, finansman ve vergi boyutu nedeniyle mali müşavirinizle birlikte verilmeli.
Filo takibinde tutulması gerekenler
Amortisman, vergi ve gider kaydı konuları mali mevzuata tabidir; araç alım, satım ve kiralama kararlarının vergisel sonuçları için mali müşavirinize danışın. Sürücü ve araç takip verilerinin işlenmesinde KVKK yükümlülükleriniz bulunur; konum takibi gibi uygulamalarda çalışanların bilgilendirilmesi gerekir.
Beş araçtan sonra dağınıklık belirgin şekilde hissediliyor. Üç dört araçlık filolarda basit bir tablo yeterli olabiliyor; ancak muayene ve sigorta takvimi o ölçekte bile kaçırılıyor, dolayısıyla en azından takvim kısmı her ölçekte işe yarıyor.
Geçmez. Canlı konum takibi ve sürüş verisi için donanım tabanlı sistemler gerekiyor. Bu araç, elinizdeki verilerden anlamlı bir maliyet tablosu ve takvim kurmanızı sağlıyor. İki yaklaşım birbirini tamamlıyor: sistem veriyi toplar, bu araç yorumlar.
Hayır. Amortisman ve vergisel gider kaydı mali mevzuata tabi konular; hesaplama yöntemi ve oranlar mali müşavirinizin belirleyeceği şeyler. Araç işletme maliyetlerini gösterir, amortismanı ayrı bir kalem olarak eklemenizi önerir.
Yakıt tüketimi ve hasar kayıtları sürücü bazında ayrıştırılabiliyor ve bu bilgi eğitim ihtiyacını gösteriyor. Ancak çalışan verilerinin işlenmesi KVKK kapsamında; çalışanların bilgilendirilmesi ve verilerin amaçla sınırlı kullanılması gerekiyor.
Bu, vergi durumu, nakit akışı ve kullanım süresine bağlı bir finansal karar; araç genel karşılaştırma çerçevesi sunar ama tavsiye vermez. Karar için mali müşavirinizle çalışmanız gerekiyor.
Filo Yönetimi, URİKEM'in Otomotiv setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.