Etkinliği ve kişi sayısını girin; menü, ekipman, ekip ve fiyat kalemleri ayrıştırılmış bir catering teklifi hazır gelsin.
Catering Teklifi, toplu yemek ve organizasyon işleri için teklif hazırlayan URİKEM aracıdır. Kişi sayısı, etkinlik türü ve mekân koşullarına göre menü kurgular; kişi başı maliyeti, ekipman kirası, servis ekibi ve ulaşım kalemlerini ayrı ayrı gösterir. Teklife ödeme koşulu, son kişi sayısı bildirim tarihi ve iptal şartlarını ekler. Dışarıda yapılan servislerde sıcak ve soğuk zincirin korunması ile alerjen bildiriminin kişi bazında toplanması konusunda uyarır. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Catering işinin kaybı genellikle mutfakta değil teklifte yaşanır. Kişi başı bir rakam söylenir, iş alınır, sonra ekipman kirası, ulaşım, ek personel ve servis sonrası toplama çıkar. İş bittiğinde ciro yüksek, kâr yok denecek kadar azdır.
Catering Teklifi bütün kalemleri ayrıştırır. Yemek maliyeti ayrı, ekipman ayrı, ekip ayrı, ulaşım ayrı satırda görünür. Müşteri neye ne ödediğini görür; siz de hangi kalemin marjı yediğini fark edersiniz. Şeffaf teklif ayrıca pazarlığı fiyat üzerinden değil kapsam üzerinden yürütmeyi sağlar.
Teklifin ikinci işlevi ise koruma. Son kişi sayısının hangi tarihe kadar bildirileceği, o tarihten sonraki azalmanın faturaya nasıl yansıyacağı, iptal koşulu ve ödeme takvimi yazılı olduğunda organizasyon sonrası tartışma çıkmaz. Bu maddeler olmadan yapılan işler genellikle en yorucu olanlardır.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
MENÜ — Beş çeşit soğuk başlangıç, üç çeşit ara sıcak, iki ana yemek (fırında tavuk ve kuzu tencere), iki garnitür, salata büfesi, üç çeşit tatlı. Vejetaryen ana yemek olarak fırında sebze tabağı büfede sabit bulunacak. Kişi başı yemek maliyeti 385 TL, toplam 46.200 TL.
EKİPMAN — Benmari üniteleri, servis tabakları, çatal-bıçak, peçete, büfe masaları ve örtüleri, ısıtıcı kaplar. Mekânda mutfak olmadığı için tüm sıcak tutma ekipmanı taşınacak. Ekipman kirası ve nakliye toplam 14.500 TL.
SERVİS EKİBİ — 1 organizasyon sorumlusu, 2 aşçı, 6 servis personeli, 2 bulaşık. Toplam 11 kişi, kurulum dahil 8 saat. Personel gideri 22.000 TL. Kurulum saat 16:00'da başlar, toplama 23:00 sonrası yapılır ve fiyata dahildir.
TOPLAM VE KOŞULLAR — Yemek 46.200 + ekipman 14.500 + ekip 22.000 = 82.700 TL. Kişi başı 690 TL. İçecek müşteride olduğu için bütçe hedefinizin altında kalındı; içeceğin de dahil edilmesi hâlinde kişi başı yaklaşık 820 TL olur. Koşullar: kesin kişi sayısı 12 Aralık'a kadar bildirilir, bu tarihten sonraki azalmalarda 120 kişi üzerinden faturalanır. Ödeme %40 sipariş onayında, kalanı etkinlik sonrası. 7 günden yakın iptallerde ön ödeme iade edilmez.
Teklifte mutlaka bulunması gereken maddeler
Dışarıda yapılan servislerde soğuk zincir ve sıcak tutma en kritik konudur; sıcak yemekler 63 °C üzerinde, soğuk ürünler 0–4 °C'de taşınmalı ve servis boyunca bu sıcaklıklar korunmalıdır. Açık büfede yemeklerin bekleme süresi sınırlıdır ve kalanlar ikinci kez servis edilmez. Katılımcıların alerji ve özel beslenme bilgileri önceden yazılı toplanmalı, büfede ürün etiketleri bulunmalıdır.
Çünkü tek rakam pazarlığı doğrudan fiyata çeker ve kapsamı görünmez kılar. Kalemler ayrıştırıldığında müşteri bütçesini kısmak istediğinde kapsamdan indirim yapılabilir: ekipmanı kendisi sağlar, içeceği kendisi alır, ara sıcak sayısı azalır. Tek rakamda ise tek yol marjdan vermektir.
Etkinlikten en az bir hafta önce. Tedarik ve üretim planı bu sayı üzerinden kurulur; son gün gelen azalma hazırlanmış yemeğin karşılığını bulmaz. Teklifte bu tarihin ve sonrasındaki azalmanın nasıl faturalanacağının yazılı olması, en sık yaşanan anlaşmazlığı baştan çözer.
Sıcak yemekler 63 °C üzerinde tutulduğu sürece servis süresi boyunca kalabilir, ancak bu sıcaklık sağlanamıyorsa süre çok kısalır. Soğuk ürünler için de 0–4 °C dışında geçen süre sınırlıdır. Servis bittiğinde büfede kalan açık gıda ikinci kez kullanılmaz; bu, catering işinde en sık yapılan ve en riskli hatadır.
Belirgin biçimde etkiler. Sıcak tutma ekipmanı, jeneratör ihtiyacı, nakliye ve ek personel devreye girer. Bu yüzden teklif hazırlamadan önce mekân görülmeli; elektrik gücü, yükleme erişimi, su bağlantısı ve alan büyüklüğü teyit edilmelidir. Görülmeden verilen tekliflerde en sık atlanan kalem budur.
Katılımcı listesiyle birlikte, yazılı olarak ve etkinlikten önce. Kurumsal işlerde bu bilgi genellikle şirketin insan kaynakları biriminden toplanır. Büfede ürün adı ve alerjen bilgisi etiketle gösterilmeli; ayrıca alerjisi bildirilen katılımcı için ayrı hazırlanan tabak varsa isimlendirilerek teslim edilmelidir.
Catering Teklifi, URİKEM'in Gıda & Restoran setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.