"O senin işin sanıyordum" cümlesini ortadan kaldıran, yazılı ve tartışılabilir bir rol tanımı.
Görev Tanımı, bir pozisyonun görev ve sorumluluklarını yazılı hâle getiren URİKEM aracıdır. İşleri kim yapar, kim onaylar, kime bilgi verilir ayrımını netleştirir; karar yetkisinin sınırını rakamla veya kapsamla tanımlar. Ekip içinde sahipsiz kalan ve iki kişinin birden sahiplendiği işleri açığa çıkarır. Doküman hem işe alım ilanına hem performans değerlendirmesine temel oluşturur. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Ekiplerde yaşanan sürtüşmelerin çoğu kişilik uyuşmazlığından değil, tanımsız sınırlardan doğar. Bir iş aksadığında ortaya çıkan cümle hep aynıdır: "Ben onun yaptığını sanıyordum." Bu, kimsenin ihmalinden değil, kimin neyden sorumlu olduğunun hiç yazılmamış olmasından kaynaklanır.
Görev Tanımı aracı rolü üç katmanda ayırır: düzenli olarak yapılan işler, karar verme yetkisi olan konular ve sadece bilgi verilmesi gereken alanlar. Karar yetkisini soyut bırakmaz; hangi tutara kadar onay verebileceği, hangi durumda üst yöneticiye danışacağı gibi somut sınırlar koyar. Böylece doküman, işe alımda ilan, dönem sonunda ise değerlendirme dayanağı olur.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
ROLÜN AMACI — Üretimin ihtiyaç duyduğu hammadde ve sarf malzemesinin, doğru fiyat ve zamanda tedarik edilmesini sağlamak; tedarikçi ilişkilerini tek elden yürütmek. Bu rolün varlık sebebi, tedarik kararlarının tek bir noktadan görünür olmasıdır.
SÜREKLİ SORUMLULUKLAR — Tedarikçi havuzunun güncel tutulması ve yılda en az bir kez fiyat karşılaştırması yapılması; üretim planından gelen ihtiyaç listelerine göre teklif toplanması (her kalem için en az iki teklif); sipariş açılması ve teslim tarihlerinin takibi; kritik stok seviyelerinin izlenmesi ve eşik altına düşmeden uyarı verilmesi; tedarikçi faturalarının muhasebeye eksiksiz aktarılması ve ödeme vadelerinin takibi.
KARAR YETKİSİ — Tek seferde 50.000 TL'ye kadar olan siparişlerde tedarikçi seçimi ve sipariş açma yetkisi bu roldedir; onay gerekmez. 50.000 TL üzerindeki siparişlerde operasyon müdürü onayı alınır. Yeni bir tedarikçiyle ilk kez çalışılacaksa tutar ne olursa olsun operasyon müdürü bilgilendirilir. Vade ve ödeme koşullarında değişiklik teklifi bu rolden gelir, kararı operasyon müdürü verir.
KESİŞEN ALAN — ÜRETİM MÜDÜRÜ İLE SINIR. Mevcut karışıklığın kaynağı burada. Netleştirme önerisi: ihtiyacı tanımlamak üretim müdürünün işidir (ne, ne kadar, ne zaman); tedarikçiyi bulmak, fiyat konuşmak ve sipariş açmak satın almanın işidir. Üretim müdürünün acil durumda doğrudan sipariş verebileceği bir istisna tanımlanacaksa (örneğin hattı durduracak bir arıza), bu istisnanın tutar sınırı ve sonradan bildirim yükümlülüğü yazılı olmalıdır.
BAŞARI ÖLÇÜTLERİ — Zamanında teslim oranı; stok eksikliği nedeniyle duran üretim saati; yıllık tedarikçi fiyat karşılaştırmasının yapılmış olması; siparişlerin sistem üzerinden açılma oranı (sözlü sipariş oranının düşürülmesi).
Görev tanımı yazarken sorulacak sorular
Görev tanımı iş sözleşmesinin eki hâline getirilecekse, çalışma koşullarında esaslı değişiklik doğurabilecek maddeler açısından İş Kanunu'nun ilgili hükümleri gündeme gelebilir. Böyle bir kullanım için iş hukuku danışmanınıza başvurun.
Değil. İş sözleşmesi tarafların hukuki yükümlülüklerini düzenler; görev tanımı işin içeriğini tarif eder. Görev tanımını sözleşmeye ek yapmak mümkündür ancak bu, sonradan değiştirilmesini zorlaştırır. Bu tercihi hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Yılda bir kez, tercihen performans dönemiyle birlikte. Ayrıca ekipte yapısal bir değişiklik olduğunda — yeni bir rol açıldığında veya biri ayrıldığında — kesişen alanlar yeniden bakılmalı. Güncellenmeyen görev tanımı bir süre sonra gerçeği yansıtmadığı için kimse tarafından dikkate alınmaz.
Taslağı yönetici hazırlayıp çalışanla üzerinden geçmek en iyi sonucu veriyor. Çalışan çoğu zaman listede olmayan ama fiilen yaptığı işleri ekler; bu işler görünür olduğunda hem tanım gerçekçi olur hem de iş yükü tartışması sağlıklı bir zemine oturur.
Bu durumda tanım daha da gerekli hâle geliyor, ama farklı yazılıyor: "kim yapar" yerine "kim sahiplenir" üzerinden. Herkesin katkı verdiği bir işte bile bir sahibi olması, işin takip edilmesini sağlıyor.
Evet, İş İlanı Yazarı aracına bu dokümanı girdiğinizde ilan metni doğrudan buradan üretiliyor. Görev tanımından çıkan ilanlar daha gerçekçi oluyor çünkü işin günlük içeriği zaten yazılmış durumda.
Görev Tanımı, URİKEM'in İK & Kariyer setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.