Karşılaştığınız hatayı veya sorunuzu girin; sürecin nasıl işlediğini ve ne yapmanız gerektiğini adım adım öğrenin.
e-Fatura & e-Arşiv, e-Fatura, e-Arşiv ve diğer elektronik belge süreçlerini açıklayan URİKEM aracıdır. Hangi durumda hangi belgenin düzenleneceğini, gönderim ve yanıt sürecinin nasıl işlediğini, red ve iptal mekanizmalarını ve sık karşılaşılan hata mesajlarının ne anlama geldiğini anlatır. Verdiği bilgi geneldir; e-belge mevzuatı ve portal uygulamaları değişir, kesin bilgi için mali müşavirinize ve entegratörünüze danışın. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Elektronik belge süreçlerinde takılan işletme sahibi genellikle iki kaynak arasında sıkışır: mali müşavir teknik detayı entegratöre, entegratör mevzuat sorusunu mali müşavire yönlendirir. Arada kalan basit sorular — hangi belge kime kesilir, gelen faturayı reddedebilir miyim, iptal nasıl olur — cevapsız kalır.
e-Fatura & e-Arşiv aracı bu ara alanı doldurur. Sürecin mantığını açıklar: alıcı kayıtlı kullanıcıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir; e-Fatura'da alıcının yanıt hakkı vardır, e-Arşiv'de bu mekanizma farklı işler. Bu temel ayrımı bilmek, günlük işlerin çoğunu çözer.
Araç ayrıca hata mesajlarını çevirir. Portal ve entegratör ekranlarında çıkan hata kodları genellikle teknik ve kapalıdır; hangi alanın hatalı olduğunu ve nasıl düzeltileceğini anlatmaz. Araç sık karşılaşılan hataların ne anlama geldiğini ve kontrol edilmesi gereken alanları açıklar.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
Neden silinemiyor: Elektronik faturalar düzenlendiği anda kayıt altına alınır; kâğıt faturayı yırtar gibi ortadan kaldırılamaz. Ticari senaryoda alıcının belirli bir süre içinde red hakkı vardır ve red işlemi belgeyi yok etmez, faturanın alıcı tarafından kabul edilmediğini kayda geçirir.
Ne yapılması gerekir: Genel işleyişte, hatalı bilgilerle düzenlenen ve reddedilen bir fatura için doğru bilgilerle yeni bir belge düzenlenir; duruma göre ayrıca iade faturası veya düzeltme belgesi gerekebilir. Hangi yolun izleneceği faturanın türüne, senaryoya, tarafların mükellefiyet durumuna ve işlemin dönemine göre değişir. Bu seçim muhasebe kayıtlarını ve KDV beyanını etkilediği için mali müşavirinizle birlikte yapılmalıdır.
Önleyici adım: Alıcı unvanı ve vergi kimlik numarası hataları, red işlemlerinin en yaygın sebebidir. Fatura kesmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı listesindeki güncel unvanını kontrol etmek bu hatayı büyük ölçüde ortadan kaldırır. Düzenli çalıştığınız müşterilerin bilgilerini kaydedip periyodik olarak güncellemek pratik bir çözümdür.
Sık karşılaşılan sorunlar
e-Belge mevzuatı, senaryolar, zorunluluk sınırları ve uygulama ayrıntıları değişkendir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından güncellenir. Buradaki anlatım genel süreç bilgisidir; kendi durumunuz için mali müşavirinize, teknik ve gönderim sorunları için entegratörünüzün destek birimine başvurun. Yanlış belge düzenlemek vergi ve ceza sorumluluğu doğurabilir.
Kabaca, alıcı sistemde kayıtlı bir kullanıcıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. İkisinin gönderim, saklama ve yanıt mekanizmaları farklıdır. Alıcının kayıtlı olup olmadığını fatura kesmeden önce kontrol etmek, en sık yapılan hatayı önler. Ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.
Elektronik belgelerde iptal işlemi kâğıt faturadan farklı işler ve belge türüne, senaryoya ve süreye göre değişir. Bazı durumlarda iptal mümkünken, bazılarında düzeltme veya iade belgesi gerekir. Yanlış yol seçmek muhasebe ve KDV açısından sorun doğurduğu için bu kararı mali müşavirinizle vermeniz gerekir.
Zorunluluk kapsamı ciro, sektör ve faaliyet türüne göre belirlenir ve bu sınırlar dönem dönem güncellenir. Kapsam dışında olsanız da isteğe bağlı geçiş mümkündür. Kendi durumunuz için güncel bilgiyi mali müşavirinizden almanız gerekir.
Elektronik belgelerin saklanmasına ilişkin yükümlülükler mevzuatta düzenlenmiştir ve entegratör hizmeti bu yükümlülüğü tek başına ortadan kaldırmaz. Saklama süresi, biçimi ve sorumluluk paylaşımı konusunda hem entegratör sözleşmenizi hem de mali müşavirinizin görüşünü kontrol edin.
Teknik gönderim hataları (bağlantı, sistem, format) genellikle entegratörünüzün destek biriminin konusudur. Belge içeriği, senaryo seçimi ve mevzuat soruları ise mali müşavirinize aittir. Araç hata mesajını okuyup hangi tarafın konusu olduğunu ayırt etmenize yardımcı olur.
e-Fatura & e-Arşiv, URİKEM'in Finans & Muhasebe setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.