Fatura ve fişlerinizi verin; tarih, satıcı, tutar, KDV ve kalem bilgileri düzenli bir tabloya dönüşsün.
Fatura Okuma, fatura ve fişlerdeki bilgileri okuyup düzenli bir tabloya çeviren URİKEM aracıdır. Tarih, belge numarası, satıcı unvanı, vergi numarası, matrah, KDV oranı ve toplam tutar gibi alanları ayrıştırır; kalem bazında döküm de çıkarabilir. Amacı elle veri girişi yükünü azaltmaktır. Çıkan tablo bir ön hazırlıktır, resmî muhasebe kaydı değildir; kayıtların doğruluğundan ve beyanlardan mali müşaviriniz ve siz sorumlusunuz. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Küçük işletmelerde ay sonu genellikle aynı sahneyle başlar: bir zarf dolusu fiş, bir klasör fatura ve saatlerce süren elle giriş. Bu iş hem yorucudur hem de hataya çok açıktır; yanlış girilen bir rakam ay sonu tablosunu bozar ve hatayı bulmak girişten uzun sürer.
Fatura Okuma bu adımı kısaltır. Belgeleri verirsiniz, araç alanları ayrıştırıp tabloya döker. Tablo doğrudan elektronik tabloya veya muhasebe programınıza aktarılabilecek biçimde gelir. Özellikle çok sayıda küçük tutarlı fişin olduğu işletmelerde kazanılan zaman belirgindir.
Araç okuduğu alanlarda emin olmadığı yerleri işaretler. Silik yazılmış bir tutar veya bozuk basılmış bir vergi numarası, sessizce yanlış kaydedilmek yerine "kontrol edin" notuyla gelir. Bu, otomatik okumanın en riskli tarafını yönetilebilir kılar; kontrol edilecek satır sayısı belliyse gözden geçirme birkaç dakika sürer.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
Tablo yapısı: Her belge bir satır. Sütunlar sırayla tarih, belge no, satıcı unvanı, vergi kimlik numarası, matrah, KDV oranı, KDV tutarı, genel toplam ve gider türü. e-Arşiv PDF'lerinden okunan bilgiler tam ve doğrudur; fotoğraftan okunanlarda çözünürlük ve ışık belirleyicidir.
Kontrol gerektiren üç satır: Bir akaryakıt fişinde tutar kısmı silik, okunan değer ile toplam arasında tutarsızlık var. İki yemek fişinde vergi numarası kısmen okunamadı. Bu satırlar tabloda işaretli geliyor ve orijinal görüntüye bağlantı veriliyor, elle düzeltmeniz için.
KDV kırılımı: Tabloda farklı KDV oranları ayrı sütunlarda toplanıyor; yemek fişlerindeki oran ile kırtasiye faturalarındaki oran karışmıyor. Toplam matrah, toplam KDV ve genel toplam alt satırda hesaplanıyor. Bu toplamların beyan açısından nasıl değerlendirileceği mali müşavirinizin işidir; tablo yalnızca veriyi düzenler.
Okuma kalitesini artıran ayrıntılar
Bu araç veri girişini kolaylaştırır; muhasebe kaydı oluşturmaz ve belge geçerliliği hakkında görüş vermez. Bir harcamanın gider olarak kabul edilip edilmeyeceği, KDV'sinin indirilip indirilemeyeceği ve belgenin usulüne uygun olup olmadığı mevzuata ve işletmenizin durumuna göre değişir. Bu konularda mutlaka mali müşavirinize danışın.
Araç emin olmadığı alanları işaretler ve orijinal belgeyle karşılaştırmanız için gösterir. Buna rağmen gözden kaçan hata olabileceği için, tabloyu aktarmadan önce toplam tutarı belge sayısıyla birlikte kontrol etmeniz önerilir. Otomatik okumada kontrol adımı her zaman gereklidir.
Evet, e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri fotoğraflara göre çok daha isabetli okunur çünkü veri zaten yapılandırılmış hâldedir. Elinizde hem elektronik hem kâğıt belge varsa, elektronik olanları dosya olarak vermeniz hata payını düşürür.
Tablo yaygın elektronik tablo biçimlerinde verilir; çoğu muhasebe programı bu biçimde içe aktarma destekler. Programınızın beklediği sütun düzenini belirtirseniz tablo o düzende üretilir. Aktarım öncesi birkaç satırı örnek olarak yükleyip kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
Bu araç bu konuda görüş vermez. Bir harcamanın gider olarak kabul edilebilirliği faaliyetinizle ilgisine, belgenin usulüne ve mevzuata bağlıdır ve işletmeden işletmeye değişir. Bu değerlendirmeyi mali müşavirinizle yapmanız gerekir; yanlış gider kaydı vergi incelemesinde sorun doğurur.
Evet. Tabloya dökülmüş olması belgeleri saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz; mevzuatta belgelerin belirli süre saklanması zorunludur. Fotoğraf çekmek fiziksel belgeyi atmak anlamına gelmez. Saklama süreleri ve biçimi konusunda mali müşavirinize danışın.
Fatura Okuma, URİKEM'in Finans & Muhasebe setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.