Alacak listenizi verin; vade durumu, risk sıralaması ve her aşama için hazır hatırlatma metinleri çıksın.
Alacak Takip, vadesi geçen alacakların takibini düzenleyen ve hatırlatma metinleri hazırlayan URİKEM aracıdır. Alacakları vade yaşına göre gruplar, risk sırasına dizer ve her aşama için farklı tonda hatırlatma metni üretir: nazik hatırlatma, resmî bildirim ve son uyarı. Amacı ilişkiyi bozmadan düzenli takip kurmaktır. Hukuki takip, ihtarname ve icra süreçleri avukat işidir; bu araç hukuki görüş vermez. Aylık 150 TL + KDV'lik Mini paket dahil tüm paketlerde açıktır.
Küçük işletmelerde tahsilat çoğu zaman sistematik değil, duygusaldır. Ödeme gecikince istenmez, çünkü müşteriyi kaybetme korkusu vardır; sonra birden fazla fatura birikir ve konuşma zorlaşır. Oysa düzenli ve kişiselleştirilmemiş bir hatırlatma akışı, ilişkiyi en az zedeleyen yöntemdir.
Alacak Takip alacakları vade yaşına göre gruplar: yeni vadesi geçenler, bir aydan uzun süredir bekleyenler, üç ayı aşanlar. Her grup için farklı bir yaklaşım gerekir. Yeni geciken bir ödemede muhtemelen unutkanlık vardır ve kısa bir hatırlatma yeterlidir; üç ayı aşan alacakta ise durum değişmiştir ve süreç resmîleşmelidir.
Araç her aşama için hazır metin verir. Metinlerin tonu kademeli olarak değişir ama hiçbiri tehditkâr değildir; ton sertleştikçe belirsizlik azalır ve süreç netleşir. Ayrıca sonraki adımın ne olacağı önceden bildirilir — bu, hem daha adil hem de pratikte daha etkilidir.
Aşağıda gerçek bir kullanımdan üretilmiş örnek bir sonuç var. Soldaki forma girilenler, sağdaki aracın ürettiği çıktı.
Grup 1 (5–20 gün) — Nazik hatırlatma. Bu aşamada büyük ihtimalle unutkanlık veya iç süreç gecikmesi var. Metin kısa ve suçlayıcı olmayan bir dille kurulur: "Merhaba, [tarih] tarihli [fatura no] numaralı faturanın vadesi [tarih] itibarıyla geçmiş görünüyor. Ödemeyi tamamladıysanız bilgi verirseniz kaydımızı güncelleyelim; bir sorun varsa da haber verin, birlikte çözelim." Bu ton, ödemenin yapılmış ama size ulaşmamış olma ihtimalini de açık bırakır.
Grup 2 (45–70 gün, aynı müşteri) — Görüşme gerekiyor. Aynı müşteriden üç fatura birikmişse artık metin göndermek yeterli değildir; telefonla konuşmak gerekir. Bu bir tahsilat sorunu olabileceği gibi, müşterinin kendi nakit akışında bir sıkışma da olabilir. Konuşmanın amacı bir ödeme planı üzerinde anlaşmaktır; hiç ödeme almamaktansa taksitli bir plana bağlamak çoğu zaman daha iyidir. Bu müşteriye yeni iş yapmadan önce mevcut bakiyenin durumu değerlendirilmelidir.
Grup 3 (120 gün üzeri, iletişim kopuk) — Resmîleşme aşaması. Bu aşamada gönderilecek yazının tarihli ve kayıtlı olması önemlidir. Metin, alacağın ayrıntılarını, önceki hatırlatmaları ve belirli bir süre içinde ödeme yapılmaması hâlinde hukuki yollara başvurulabileceğini bildirir. Bu noktada bir avukatla görüşmeniz gerekir; ihtarname çekilmesi, alacağın hukuki durumu ve zamanaşımı süreleri uzmanlık gerektiren konulardır.
Tahsilat sürecini kolaylaştıran alışkanlıklar
İhtarname çekmek, icra takibi başlatmak, alacağın zamanaşımı süresi ve şüpheli alacak işlemleri hukuki ve mali uzmanlık gerektirir. Bu araç yazışma metinleri hazırlar ve takip düzeni kurar; hukuki görüş vermez. Süreç resmîleşmeye başladığında avukatınıza, kayıt ve vergi boyutu için mali müşavirinize başvurun.
Düzenli ve nazik bir hatırlatma akışı, biriken alacağı aylar sonra sert bir dille istemekten çok daha az zarar verir. Aksine, takip yapmayan işletmeler zamanla ödemesi en geç yapılan tedarikçi hâline gelir. Sistematik takip, kişisel bir baskı değil, işin standart bir parçası olarak algılanır.
Bunun kararı alacağın tutarına, müşteriyle ilişkinize ve tahsil edilebilirlik ihtimaline bağlıdır ve hukuki değerlendirme gerektirir. Genel olarak iletişimin tamamen koptuğu ve ödeme planı üzerinde anlaşılamayan durumlarda avukata danışmak gerekir. Zamanaşımı süreleri bulunduğu için beklemek her zaman güvenli değildir.
Araç genel bir bildirim yazısı hazırlayabilir, ancak hukuki sonuç doğuracak ihtarnamelerin bir avukat tarafından hazırlanması ve usulüne uygun gönderilmesi gerekir. Yanlış hazırlanmış veya usulüne uygun gönderilmemiş bir ihtarname, sonraki hukuki süreçte işe yaramayabilir.
Alacağın şüpheli hâle gelmesi ve karşılık ayrılması vergi mevzuatında belirli koşullara bağlıdır. Bu işlem muhasebe kaydı ve vergi etkisi doğurur; kesinlikle mali müşavirinizle yapılmalıdır. Bu araç bu konuda işlem yapmaz ve görüş vermez.
Sektöre göre değişir ama pek çok alanda avans standart bir uygulamadır ve profesyonellik göstergesi olarak algılanır. Özellikle yeni müşterilerde ve yüksek tutarlı işlerde kademeli ödeme yapısı kurmak, hem nakit akışınızı hem de riskinizi yönetir. Koşulları baştan yazılı hâle getirmek iki tarafı da korur.
Alacak Takip, URİKEM'in Finans & Muhasebe setindeki 20 araçtan biri. Aynı işi kolaylaştıran komşuları:
Aboneliğinizi açalım, 500 aracın tamamı ilk günden açık — bu araç da dahil.